Lohn- & Gehaltsabrechnung
Digitale Lohnbuchhaltung,für jede Situation.
Lohn- und Gehaltsabrechnung für Start-ups, Scale-ups und Mittelstand. Wir beherrschen auch die komplexen Fälle, bei denen andere abwinken, von Mitarbeiterbeteiligungen bis hin zum Auslandssachverhalt. Vollständig digital und skaliert mit Eurem Wachstum.
Digitale Zusammenarbeit
Lohnbuchhaltung ohne Papierkram
Deine Lohnbuchhaltung läuft bei uns online von Anfang bis Ende. Das beinhaltet die passende Schnittstellenanbindung an die Tools, die Du schon nutzt und die richtige Kommunikation.
DATEV Unternehmen OnlineKommunikation
Mitarbeiterdaten
Lohn- & Gehaltsnachweise
- DATEV Unternehmen Online
Was Du davon hast
Ein Ansprechpartner, proaktiv und zuverlässig von Anfang an
Bei uns landet Deine Anfrage nicht in einer Warteschlange. Du hast einen festen Ansprechpartner, der Dein Unternehmen kennt und mitdenkt, bevor etwas schiefgeht.
Direkter Draht
Mail, WhatsApp oder kurzer Anruf: Du erreichst direkt die Person, die Deinen Lohn macht. Kein Ticket, keine Hotline, keine wechselnden Zuständigkeiten.
Proaktiv statt reaktiv
Wir weisen Dich auf Stolpersteine hin, bevor sie teuer werden, statt nur abzurechnen, was Du uns schickst.
Von Anfang an richtig
Einmal sauber aufgesetzt, skaliert Dein Lohn mit, vom ersten Hire bis zum Scale-up. Du musst Dir keine Sorgen mehr um Deine Lohnbuchhaltung machen.
Start-ups & Scale-ups
Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Euer Tempo mitgeht
Beteiligungsprogramme, Incentives, internationale Teams: In jungen Unternehmen ist Lohn selten Standard. Genau das ist unser Tagesgeschäft.
Mitarbeiterbeteiligung
Mitarbeitern gewährte Beteiligungen sind lohnrelevant und gehören sauber ins Lohnkonto
Ob VSOPs oder echte Anteile nach §19a: Sobald Mitarbeitende beteiligt werden, wird es ein Lohnthema. Die Versteuerung ist nachgelagert, die Lohnsteuer-Anrufungsauskunft beim Finanzamt Pflicht, und alles muss im Lohnkonto dokumentiert sein. Wir machen das, bevor es bei der Prüfung zum Problem wird.
- VSOPs von der Zuteilung bis zur Auszahlung
- echte Anteile, nachgelagert versteuert
- Anrufungsauskunft beim Finanzamt
§37b Sachzuwendungen
Incentives sind wichtig, müssen aber auch richtig verbucht werden
Geschenke, OffSites & Reisen, Gewinnspiele fürs Team: Fast alles, was der Arbeitgeber gibt, ist steuerpflichtiger Arbeitslohn. Das wissen viele erst, wenn die Nachzahlung kommt. Wir rechnen es von Anfang an korrekt ab. Und wenn Dein Vorberater es liegen gelassen hat, ziehen wir es sauber nach.
- Geschenke & Incentives korrekt nach § 37b EStG versteuern
- Auch kreative Ideen: Bonus reinvestiert, Gewinnspiele
- Wir korrigieren, was Vorberater liegen ließen
Auslandssachverhalte
Egal wo Dein Team sitzt
Dein Kernteam sitzt in Deutschland, die Werkstudentin ist mit Aufenthaltstitel hier, der Entwickler lebt und arbeitet im Ausland: Entscheidend ist zu verstehen, wer hier arbeiten darf, wie die Sozialversicherung greift, wie und ob Lohnsteuer abgeführt wird und wie das korrekt abgerechnet wird.
- Im Ausland lebend und angestellt: sauber geregelt
- EU oder Drittland – jeder Fall einzeln betrachtet
Was Mandanten sagen
„Mit Vantoya haben wir einen verlässlichen Partner gefunden, der nicht nur unsere Buchhaltung effizient und digital betreut. Besonders schätzen wir den proaktiven Austausch: Bei unterschiedlichsten Fragen denken sie mit, sind schnell zur Stelle und bringen uns wirklich weiter.“
Niklas Janka, Founder
Lust auf Lohn, der läuft?
Erzähl uns kurz, wie es bei Dir aussieht. Wir melden uns mit den nächsten Schritten.
Mittelstand & Scale-ups
Auch mit 300+ Mitarbeitenden: ruhig schlafen am Abrechnungstag
Je größer das Team, desto mehr Sonderfälle und desto wichtiger, dass der Lohn sauber funktioniert. Genau das ist unsere Spezialität.
Skalierung
Von der ersten Abrechnung bis 300+
Dein Lohn wächst mit: mehr Mitarbeitende, mehr Standorte, komplexere Vergütung mit Boni, Rentenversicherungs-Befreiungen, Sonderfällen.
- Wächst mit, ohne Systemwechsel
- Komplexe Vergütungsmodelle sauber abgebildet
- Gleiche Sorgfalt – ob 1 oder 300+ Mitarbeitende
Phantomlohn
Phantomlohn & Zuschläge im Griff
In Branchen mit Wochenend- und Nachtzuschlägen gilt: Bei Urlaub und Krankheit zählt der Durchschnitt der letzten Monate. Der Grundlohn erhöht sich, ohne dass jemand arbeitet. Wer das übersieht, reißt schnell Minijob-Grenzen oder zahlt bei der Prüfung nach. Wir rechnen es von vornherein richtig.
- Durchschnittslohn bei Urlaub & Krankheit korrekt
- Minijob-Grenzen im Blick
- Zuschläge sauber im Lohnkonto
Sonderfälle
Vom Dienstwagen bis zur Kurzarbeit: alle Fälle abgedeckt
Je mehr Mitarbeitende, desto mehr kommt im Lohn zusammen: Dienstwagen und andere geldwerte Vorteile, betriebliche Altersvorsorge, Incentives, Abfindungen, Kurzarbeit, Restrukturierung. Egal was der Monat bringt: Wir rechnen es korrekt ab, melden es richtig und halten Dich raus.
- Geldwerte Vorteile & bAV sauber abgerechnet
- Kurzarbeit inklusive Anträgen bei der Agentur für Arbeit
- Restrukturierung bis zur letzten Abrechnung
Diese Unternehmen vertrauen uns
„Vermutlich kann ich eine Lohnabrechnung schneller lesen als eine WhatsApp. Ich liebe es, mich in knifflige Themen einzuarbeiten, und davon gibt es bei Start-ups, Scale-ups und im Mittelstand genug.“
Lohn & Gehalt, Vantoya
Lohn von der Liste, Kopf wieder frei?
Gib uns Deine Lohnabrechnung. Wir machen sie pünktlich, korrekt und ohne Rückfragen-Pingpong.
Aus der Praxis
Wenn drei Steuerberatungen aufgeben und wir die Lösung finden
Ein Mitarbeiter mit mehreren Jobs hatte über das Jahr deutlich zu viele Sozialversicherungsbeiträge gezahlt. Ihm stand eine spürbare Erstattung zu. Das Problem: Der vorherige Berater hatte die Lohndaten bereits gelöscht, und ohne sie läuft die Erstattung ins Leere.
Vorberater
Löscht beim Wechsel die Lohndaten aus dem Rechenzentrum
Kanzlei 2
Versucht es – „geht nicht“
Kanzlei 3
Versucht es – „geht nicht“
Vantoya
Daten rekonstruiert, Mehrfachbeschäftigung neu aufgerollt, Erstattung durchgesetzt
„Von drei Kanzleien war ich die Einzige, die das wirklich hinbekommen hat.“
Risiken
Die Risiken, die wir für Dich durchgehend auf dem Schirm haben
Die meisten Geschäftsführer haben keine Angst vor Lohnthemen, weil sie die Risiken gar nicht kennen. Genau da schauen wir hin, bevor es teuer wird.
- Scheinselbstständigkeit
- Einen Freelancer eingestellt, der eigentlich angestellt sein müsste? Das kann teuer werden. Wir erkennen das Risiko früh und steuern gegen.
- Statusfeststellungsverfahren
- Bist Du als Geschäftsführer sozialversicherungspflichtig? Bei 50/50- oder 60/40-Beteiligung ist das nicht selbstverständlich.
- §37b-Nachzahlungen
- Nicht abgerechnete Geschenke und Incentives summieren sich – bis die Prüfung sie findet. Wir rechnen sie ab, bevor daraus eine Nachzahlung wird.
- Mehrfachbeschäftigung
- Mehrere Jobs gleichzeitig? Wir rechnen die Beiträge über alle Arbeitgeber korrekt zusammen, inklusive GKV-Monatsmeldungen.
- Rentenversicherungsprüfung
- Bei Geschäftsführern und Gesellschaftern muss geklärt werden, wie die Sozialversicherungspflicht ist. Wir weisen entsprechend darauf hin.
- Erstattungsbeiträge
- Zu Unrecht gezahlte Sozialversicherungsbeiträge holen wir zurück, auch wenn der Fall kompliziert ist.
Spezialisiert statt für alle ein bisschen
Wir arbeiten für drei Mandantengruppen und kennen ihre Themen im Detail: von der ersten Finanzierungsrunde bis zur Unternehmensnachfolge.
Leistungen
Lohnbuchhaltung: alle Leistungen im Überblick
Von der monatlichen Abrechnung bis zum Sonderfall: Wir übernehmen Deine komplette Lohnbuchhaltung, damit Du den Kopf frei hast für Dein Geschäft.
Monat für Monat
Jeden Monat pünktlich und korrekt: Wir erstellen alle Abrechnungen, übermitteln die Meldungen an Krankenkassen und Finanzamt und stellen die fertigen Auswertungen digital bereit, für Dich und Deine Mitarbeitenden.
Wenn Mitarbeitende ausfallen, kümmern wir uns um den Rest: Krankmeldungen werden verarbeitet, die Entgeltfortzahlung korrekt abgerechnet und die Erstattungen aus dem Umlageverfahren bei der Krankenkasse geltend gemacht.
Ob Agentur für Arbeit, Krankenkasse oder Elterngeldstelle: Wir erstellen und übermitteln Arbeits- und Entgeltbescheinigungen, sobald Mitarbeitende oder Ämter sie brauchen, ohne dass Du Dich darum kümmern musst.
Alle Lohnunterlagen liegen revisionssicher und digital archiviert, jederzeit griffbereit, wenn die Betriebsprüfung ansteht oder jemand eine alte Abrechnung sucht.
Vergütung & Vorsorge
Mehr Netto vom Brutto – sauber und legal. Wir zeigen Dir, welche steuerfreien und pauschal versteuerten Bausteine zu Deinem Team passen, und setzen sie korrekt in der Abrechnung um.
Entgeltumwandlung richtig abgebildet: Wir führen Deine bAV-Verträge korrekt durch die Abrechnung, inklusive Arbeitgeberzuschüssen und Meldungen.
Von der Einrichtung bis zur laufenden Überweisung: Wir bilden vermögenswirksame Leistungen vollständig in der Abrechnung ab.
Virtuelle und echte Beteiligungen rechnen wir korrekt ab und dokumentieren sie im Lohnkonto, damit bei Ausübung oder Exit alles sauber belegt ist.
Wenn es drauf ankommt
Wenn der Prüfer kommt, stehen wir an Deiner Seite: Wir bereiten die Unterlagen vor, begleiten die Prüfung und klären Rückfragen direkt.
Saubere Abwicklung bis zur letzten Abrechnung: Austrittsmeldungen, Bescheinigungen und die korrekte Behandlung von Abfindungen, alles aus einer Hand.
Wir berechnen das Kurzarbeitergeld korrekt, rechnen es sauber ab.
Falsche oder verspätete Abrechnungen kosten bares Geld. Wir halten Fristen und Meldungen im Griff, damit Zuschläge gar nicht erst entstehen.
Häufige Fragen zur Lohnbuchhaltung
Kurz zu den wichtigsten Punkten. Wenn Deine Frage hier nicht dabei ist, schreib uns einfach.
Bei einer digitalen Lohnbuchhaltung (auch elektronische Lohnbuchhaltung genannt) läuft die komplette Lohnabrechnung online: Deine Daten fließen per Schnittstelle aus Deinen HR-Tools, Meldungen an Finanzamt und Krankenkassen gehen elektronisch raus, und alle Abrechnungen stehen Dir und Deinem Team jederzeit digital bereit. Papierbelege, Scans und E-Mail-Anhänge fallen weg.
Ja. Lohnabrechnungen dürfen in Deutschland elektronisch bereitgestellt werden, die Textform genügt. Wichtig ist, dass Deine Mitarbeitenden auf ihre Abrechnungen zugreifen können und die Unterlagen revisionssicher archiviert sind. Genau so arbeiten wir: vollständig digital und prüfungssicher.
Zur Lohnbuchhaltung gehören die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Meldungen an Krankenkassen und Finanzamt, Arbeits- und Entgeltbescheinigungen sowie die revisionssichere Archivierung. Dazu kommen Sonderthemen wie geldwerte Vorteile, betriebliche Altersvorsorge, Mitarbeiterbeteiligung oder Kurzarbeit.
Grundsätzlich ja, mit passender Software und viel Sorgfalt. In der Praxis wird es schnell riskant: Meldefristen, jährlich neue Regularien und Sonderfälle wie Phantomlohn, §37b oder Mitarbeiterbeteiligung führen bei der nächsten Prüfung leicht zu Nachzahlungen. Deshalb geben die meisten Unternehmen ihre Lohnbuchhaltung ab.
Die meisten Gesetzesänderungen kommen zum Jahreswechsel. Über tagesaktuelle Fachdatenbanken und Jahreswechsel-Seminare sind wir immer auf dem neuesten Stand. Du musst Dich um nichts kümmern.
Wir übernehmen die Stammdaten und holen offene Vorgänge ab, auch unterjährig. Selbst wenn beim Vorberater Daten fehlen, finden wir in der Regel einen Weg.
Vor allem Start-ups, Scale-ups und Mittelstand: von der einzelnen Abrechnung bis zu über 300 Mitarbeitenden.
Schnell und unkompliziert, per Mail, WhatsApp oder Anruf. Innerhalb von 24 Stunden bekommst Du auf jeden Fall eine Rückmeldung: Bei einfachen Anliegen ist die Sache dann meist schon erledigt, bei komplexeren Themen weißt Du zumindest, dass wir dran sind und es klären. Erreichbarkeit und Hilfsbereitschaft sind das, was unsere Mandanten am meisten schätzen.
Kontakt
Wie können wir Dich mit Deiner Abrechnung entlasten?
Erzähl uns kurz von Deinem Unternehmen und Deinem Lohn. Wir melden uns mit den nächsten Schritten.
Weitere Leistungen
Was wir sonst noch für Dich übernehmen
Finanzbuchhaltung
Belege fließen über Schnittstellen direkt zu uns: Integration statt Abtippen, mit Kontrolle durch Menschen.
Mehr erfahrenJahresabschluss & Steuererklärung
Im Vier-Augen-Prinzip geprüft, fristgerecht übermittelt und sauber dokumentiert, wirklich fertig.
Mehr erfahrenSteuerliche Beratung
Gestalten statt verwalten: Nachfolge, Beteiligungen, Umstrukturierung und internationale Sachverhalte.
Mehr erfahren