Buchhaltung outsourcen: In welchen Fällen lohnt es sich?

Die eigene Buchhaltung frisst Zeit, bindet Personal und ist fehleranfällig, sobald es komplexer wird. Kein Wunder, dass immer mehr Unternehmen darüber nachdenken, ihre Buchhaltung outsourcen zu lassen. Die entscheidende Frage ist aber nicht, ob Auslagern „modern“ ist, sondern ob es sich für Dich rechnet. Und genau das ist eine nüchterne Wirtschaftlichkeitsrechnung, kein Bauchgefühl.

In diesem Beitrag zeigen wir Dir, wann sich das Auslagern wirklich lohnt, wann eben nicht, welche Teile Du abgeben kannst und woran Du einen guten Partner erkennst.

Was bedeutet Buchhaltung outsourcen?

Die Buchhaltung auszulagern heißt, dass Du die laufende Buchführung nicht intern erledigst, sondern an einen externen Partner abgibst, zum Beispiel eine digitale Steuerkanzlei oder ein Buchhaltungsbüro. Das kann die komplette Finanzbuchhaltung umfassen oder nur einzelne Schritte. Wichtig ist: Outsourcing ist kein Alles-oder-nichts. Genau darin liegt der größte Denkfehler, den viele machen.

Wann lohnt es sich, die Buchhaltung auszulagern? Die ehrliche Rechnung

Ob sich Auslagern lohnt, entscheidet am Ende eine wirtschaftliche Betrachtung. Die Grundfrage: Ist eine externe Lösung teurer oder günstiger als eine eigene Buchhaltungskraft? Und dabei darf man nicht nur auf das Gehalt schauen.

Denn eine einzelne interne Kraft hat einen blinden Fleck: kein Backup. Wird sie krank, geht in den Urlaub oder kündigt, steht Deine Buchhaltung still. Fristen für die Umsatzsteuervoranmeldung warten nicht. Dazu kommt die fachliche Qualität: Erkennt die Buchhaltungskraft steuerlich relevante Sachverhalte nicht, kann das im Fall einer Betriebsprüfung teuer werden. Ein externer Partner fängt das ab, weil dort ein Team aus mehreren Personen im Hintergrund steht.

Unterm Strich sprechen drei Dinge für das Auslagern:

• Sie sind die Profis. Buchhaltung ist ihr Kerngeschäft, nicht eine Aufgabe nebenbei.

• Sie sind in Summe oft günstiger. Rechnet man Gehalt, Nebenkosten, Software und Ausfallrisiko zusammen, liegt eine externe Lösung häufig darunter.

• Sie bieten Backup. Kein Stillstand bei Krankheit oder Urlaub.

Wenn also eine eigene Kraft teurer käme oder Du keine verlässliche Vertretung stellen kannst, ergibt es fast immer Sinn, die Buchhaltung auszulagern.

Wann Buchhaltung outsourcen keinen Sinn ergibt

Genauso ehrlich muss man die Gegenrichtung benennen, und das trauen sich die meisten Ratgeber nicht. Auslagern ist nicht immer die richtige Wahl.

Kritisch wird es bei sehr großen Buchhaltungen, die sich nicht sauber automatisieren lassen, und überall dort, wo ein extrem hoher Workload und ein sehr hohes Belegaufkommen zusammenkommen. Das trifft typischerweise auf große Unternehmen zu.

Festmachen lässt sich das kaum an der reinen Unternehmensgröße. Als grobe Orientierung wird es ab etwa 200 Mitarbeitenden aufwärts interessant, genauer nachzuprüfen. Es braucht aber immer eine individuelle Betrachtung Deines konkreten Falls, keine Faustregel.

Was Du auslagern kannst: Teiloutsourcing statt Alles-oder-nichts

Der wichtigste Punkt, den kaum jemand betont: Du kannst den Buchhaltungsprozess aufteilen. Der Ablauf besteht aus mehreren Schritten, und jeden davon kannst Du behalten oder abgeben:

• Vorbereitung der Buchhaltung (Belege sammeln, sortieren, digitalisieren)

• Buchhaltung ausführen (die eigentliche Verbuchung)

• Belegfreigabe (Freigabe von Zahlungen und Buchungen)

• Mahnwesen und weitere laufende Aufgaben

So kannst Du zum Beispiel die Vorbereitung im Haus behalten und nur die Ausführung abgeben, oder umgekehrt. Dieses Teiloutsourcing macht die Zusammenarbeit flexibel. Auch der Rhythmus ist frei wählbar: Ob täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Buchungsrhythmus, ein guter Partner bildet das ab. Bei Vantoya lässt sich der komplette Prozess so zuschneiden, wie er zu Deinem Unternehmen passt.

Buchhaltung outsourcen: Vorteile und Nachteile im Überblick

Die Nachteile sind real, aber allesamt beherrschbar, wenn der Partner passt und die Zusammenarbeit sauber aufgesetzt ist.

Was kostet das Auslagern? Vergütungsmodelle verstehen

Bei den Kosten kommt es weniger auf eine einzelne Zahl an als auf das Modell dahinter. Frag bei jedem Anbieter konkret nach, welches Modell er nutzt. Das ist der ehrlichste Hebel, um zu verstehen, ob ein Angebot zu Dir passt, und wichtiger als jede Pauschale auf den ersten Blick.

Worauf Du bei der Auswahl des richtigen Partners achten solltest

Ist die Grundsatzentscheidung gefallen, steht und fällt alles mit dem richtigen Partner.

Gerade beim Thema Finanzbuchhaltung Outsourcing lohnt es sich, hier genau hinzusehen. Ein Partner, der Deine Phase kennt und mitskaliert, spart Dir einen zweiten Wechsel in zwei Jahren.

Bereit, Deine Buchhaltung abzugeben?

Ob komplett oder in Teilen, ob täglich oder monatlich: Wir bei Vantoya bilden Deine Buchhaltung so ab, wie sie zu Deinem Unternehmen passt, digital, transparent und mitwachsend. Statt Pauschalversprechen schauen wir gemeinsam, ob und wie sich das Auslagern für Dich rechnet.