Steuerberater wechseln: Der richtige Zeitpunkt und wie die Übergabe gelingt

Du bist mit Deinem Steuerberater unzufrieden, zögerst aber, weil ein Wechsel nach viel Aufwand und Ärger klingt? Die gute Nachricht: Den Steuerberater zu wechseln ist im Kern nichts anderes als ein sauber organisierter Datenübertrag. Und das Beste daran: Den größten Teil der Arbeit machst nicht Du, sondern Deine neue Kanzlei.

In diesem Beitrag zeigen wir Dir, woran Du erkennst, dass ein Wechsel fällig ist, wie Du dabei am besten vorgehst und was Du im Vorfeld unbedingt beachten solltest. Inklusive der einen Sache, die kaum ein Ratgeber offen ausspricht: Wo die eigentliche Komplexität liegt.

Wann solltest Du den Steuerberater wechseln?

Die meisten Wechselgründe lassen sich in zwei Kategorien einteilen. Die eine ist offensichtlich, die andere deutlich wichtiger und schwerer zu greifen.

Die offensichtlichen Warnsignale:

• Fristen werden gerissen. Umsatzsteuervoranmeldung, Jahresabschluss oder Steuererklärung kommen regelmäßig zu spät.

• Mangelnde Erreichbarkeit. Du bekommst tagelang keine Antwort oder hast keinen festen Ansprechpartner.

• Reine Deklaration statt Beratung. Es werden Zahlen abgegeben, aber niemand denkt mit.

Diese Punkte spürst Du sofort. Sie sind aber nicht die einzigen und oft nicht die teuersten.

Die Warnsignale, die man leichter übersieht:

• Deine betriebswirtschaftlichen Auswertungen sind nicht plausibel. Wenn die Zahlen in der BWA nicht zu Deinem Bauchgefühl aus dem operativen Geschäft passen, ist das ein ernstes Zeichen. Genau hier ist die inhaltliche Qualität einer Kanzlei viel schwerer zu beurteilen als die reine Pünktlichkeit.

• Die Kanzlei ist mit Deinem Wachstum überfordert. Was für die GmbH mit drei Mitarbeitenden gepasst hat, trägt bei 30 Mitarbeitenden und internationalen Themen oft nicht mehr. Wenn Dein Unternehmen der Kanzlei entwächst, wird ein Wechsel zur strategischen Entscheidung.

Der Punkt ist: Die offensichtlichen Gründe bringen Dich ins Grübeln, aber die inhaltlichen Gründe kosten Dich am Ende Geld. Gerade als wachsendes Unternehmen lohnt es sich, genauer hinzuschauen als nur auf die Deadline.

Der häufigste Denkfehler: Wer beim Wechsel wirklich die Arbeit hat

Die meisten Ratgeber tun so, als läge die ganze Arbeit bei Dir. Das ist falsch. In der Praxis liegt die eigentliche Komplexität weder bei Dir als Mandant noch bei der neuen Kanzlei, sondern beim bisherigen Steuerberater.

Warum? Weil alle relevanten Daten dort liegen. Deine Buchhaltung, Deine Jahresabschlüsse, Dein DATEV-Bestand, die Historie. Einen Steuerberater zu wechseln ist deshalb im Kern ein Datenübertrag von A nach B. Und wie reibungslos der läuft, hängt vor allem davon ab, wie kooperativ die alte Kanzlei die Daten übergibt.

Genau deshalb setzt sich die neue Kanzlei mit dem alten Steuerberater auseinander, nicht Du. Die zentrale Frage im gesamten Prozess lautet: Was macht der alte Berater noch fertig, und was übernimmt der neue ab wann? Ein laufender Jahresabschluss zum Beispiel muss klar zugeordnet werden. Diese Abstimmung ist das eigentliche Handwerk beim Wechsel, und sie ist der Grund, warum Du eine erfahrene neue Kanzlei früh einbinden solltest.

Woran erkennst Du eine gute neue Kanzlei?

Bevor Du wechselst, sollte die neue Kanzlei wirklich passen. Sonst wechselst Du in zwei Jahren wieder. Diese Kriterien helfen Dir bei der Auswahl:

Nimm Dir für das Erstgespräch Zeit und stell diese Fragen direkt. Eine gute Kanzlei beantwortet sie ohne Zögern.

Wie läuft ein Steuerberaterwechsel ab?

So läuft es in der Praxis ab, wenn Du den Steuerberater wechseln willst. Was Du als Unternehmen beachten solltest, steht bei jedem Schritt dabei.

Wenn Du diese Reihenfolge einhältst, vor allem Schritt 2, wird aus dem gefürchteten Wechsel eine reine Formsache.

Was müssen Unternehmen und GmbHs zusätzlich beachten?

Für Unternehmen gibt es ein paar Punkte, die über den Standardfall hinausgehen; bei einer GmbH kommen z.B. die laufende Lohnbuchhaltung samt Umsatzsteuervoranmeldungen und die saubere Übergabe von DATEV-Zugängen und Vollmachten dazu. Wer den Steuerberater als Unternehmen wechseln will, sollte diese Dinge zusätzlich beachten:

• Laufende Buchhaltungszyklen. Umsatzsteuervoranmeldung, Lohnbuchhaltung und Fristen dürfen im Übergang nicht durchrutschen. Klärt gemeinsam, wer welchen Zeitraum verantwortet.

• Fester Ansprechpartner statt Zettelwirtschaft. Je komplexer Dein Unternehmen, desto wichtiger ist eine feste Zuständigkeit auf beiden Seiten.

• Zugriffsrechte und Tools. DATEV-Zugänge, Schnittstellen zu Deiner Buchhaltungssoftware und Vollmachten müssen sauber übergeben werden.

Das ist genau der Punkt, an dem eine erfahrene, digitale Kanzlei den Unterschied macht: Sie hält die laufenden Prozesse am Laufen, während im Hintergrund die Daten übergeben werden.

Welche Unterlagen braucht die neue Kanzlei?

Damit die neue Kanzlei nahtlos weiterarbeiten kann, wandern typischerweise diese Unterlagen mit:

• Jahresabschlüsse und Steuerbescheide der letzten Jahre (in der Regel mindestens drei)

• Der komplette DATEV-Buchhaltungsbestand

• Aufstellung des Anlagevermögens

• Laufende Belege und Kontennachweise des aktuellen Wirtschaftsjahres

• Verträge und Dauerunterlagen, die für die Buchhaltung relevant sind

Das Gute: Diese Liste musst Du nicht selbst abarbeiten. Eine erfahrene neue Kanzlei weiß genau, was sie anfordern muss, und holt die Unterlagen direkt beim alten Berater ab.

Muss der alte Steuerberater alle Unterlagen herausgeben?

Diese Frage sorgt für die meiste Verunsicherung, dabei ist die Antwort klar. Grundsätzlich gilt: Ja, Dein bisheriger Steuerberater muss Deine Unterlagen herausgeben. Es lohnt sich aber, zwei Dinge zu unterscheiden.

Herausgabepflichtige Unterlagen sind all die Dokumente, die Dir gehören oder die Du der Kanzlei überlassen hast: Deine Belege, Verträge, die Buchführungsdaten, Jahresabschlüsse. Darauf hast Du einen Anspruch.

Nicht herausgabepflichtig sind interne Arbeitspapiere der Kanzlei, also zum Beispiel handschriftliche Notizen oder interne Berechnungen, die nur der internen Bearbeitung dienten. Diese darf die Kanzlei behalten. Für Deinen Wechsel ist das in der Praxis aber selten ein Problem, weil Du diese internen Papiere ohnehin nicht brauchst.

Welche Kosten entstehen beim Steuerberaterwechsel?

Für den Wechsel selbst stellt Dir eine seriöse Kanzlei keine gesonderte Gebühr in Rechnung. Wenn beim Thema Steuerberater wechseln Kosten entstehen, dann eher indirekt, und zwar dort, wo Arbeit doppelt anfällt. Zwei Beispiele:

• Ungünstiges Timing. Wechselst Du mitten im laufenden Jahresabschluss, kann es passieren, dass beide Kanzleien Teile davon anfassen. Ein Wechsel zum Jahres- oder Monatsende hält den Übergang sauber.

• Unvollständige Übergabe. Fehlen Daten, muss die neue Kanzlei Dinge rekonstruieren. Eine kooperative Übergabe verhindert genau das.

Der beste Hebel, um die Kosten gering zu halten, ist also kein Preisvergleich, sondern eine saubere, gut geplante Übergabe. Und die steuert Deine neue Kanzlei.

Der wichtigste Tipp: Lass Deine neue Kanzlei machen

Wenn Du nur eine Sache aus diesem Beitrag mitnimmst, dann diese: Lass Deine neue Kanzlei den Wechsel steuern. Eine eingespielte Kanzlei begleitet solche Übergaben regelmäßig. Sie kennt den reibungslosen Best Case genauso wie den zähen Worst Case mit einem blockierenden Vorgänger, und sie weiß, welche Hebel in welcher Situation ziehen.

Dein Job als Unternehmen ist überschaubar: die richtige Kanzlei auswählen, sie früh einbinden, offene Rechnungen klären und dem alten Berater sachlich Bescheid geben. Den Rest, also die eigentliche Abstimmung und den Datenübertrag, übernehmen die Profis. Genau so wird aus einem Thema, vor dem viele Unternehmen jahrelang zurückschrecken, ein Vorgang von wenigen Wochen.

Bereit für einen Wechsel ohne Reibungsverluste?

Den Steuerberater zu wechseln ist kein Kraftakt, wenn ihn jemand steuert, der ihn im Schlaf beherrscht. Wir bei Vantoya übernehmen die komplette Übergabe für Dich: von der Abstimmung mit Deiner bisherigen Kanzlei über den DATEV-Datenübertrag bis zu den Vollmachten. Digital, strukturiert und kooperativ, damit Du Dich weiter auf Dein Unternehmen konzentrieren kannst.